Как учесть в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля?

Работнику организации выплачивается компенсация за использование его личного легкового автомобиля.

Как учесть в бухгалтерском учете компенсацию? Какие документы нужны для подтверждения расходов?

Облагается ли компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Бухгалтерский учет

Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля формирует расходы по обычным видам деятельности и включается в себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг (п.п. 5, 7, 9 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

Расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (п. 18 ПБУ 10/99) при выполнении условий, перечисленных в п. 16 ПБУ 10/99.

Поскольку расходы по выплате работнику организации компенсации за использование для служебных поездок его личного автомобиля не являются оплатой труда, они отражаются по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2 000 N 94н).

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73

- начислена сумма компенсации за использование личного имущества (автомобиля) работника;

Дебет 73 Кредит 50

- выплачена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Документальное оформление

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Для выплаты компенсации, а также для документального подтверждения расходов по выплате компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей необходимы следующие документы:

- трудовой договор (дополнительное соглашение к трудовому договору), в котором обосновывается необходимость использования автомобиля для служебных целей, размер, порядок выплаты компенсации;

- приказ руководителя организации, в котором фиксируется размер компенсации (п. 3 письма Минфина России от 21.07.1992 N 57);

- документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (копия технического паспорта на транспортное средство, заверенная в установленном порядке) (письма Минфина России от 27.08.2012 N 03-04-05/6-1004, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 20.09.2005 N 20-12/66690);

- должностная инструкция, которая свидетельствует о разъездном характере работы сотрудника (письмо УФНС России по г. Москве от 18.09.2007 N 18-11/3/088756@, п. 1 письма Минфина России от 21.07.1992 N 57);

- путевые листы (письма Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 21.01.2008 N 28-11/4115, МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Налог на доходы физических лиц

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ (и т.д.) компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Отметим, что специальные нормы расходов на выплату компенсаций для целей НДФЛ действующим законодательством и иными нормативно-правовыми актами не установлены.

Как следует из постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией", в том числе из его названия, нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей установлены для целей применения главы 25 НК РФ, т.е. в целях налогообложения прибыли организаций.

Таким образом, можно утверждать, что компенсацией, не облагаемой НДФЛ, можно считать сумму, установленную сторонами трудового договора в соглашении об использовании личного имущества работника.

Отметим, что ранее чиновники утверждали, что в случае использования личного автомобиля в служебных целях не облагается НДФЛ сумма компенсации, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. А с компенсации, превышающей такие нормы, необходимо удержать НДФЛ в установленном порядке (письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87 (п. 1), от 26.03.2007 N 03-04-06-01/84).

Однако в последнее время, в частности, в письмах Минфина России от 27.08.2012 N 03-04-05/6-1004, от 08.08.2012 N 03-04-06/9-228, от 01.12.2011 N 03-04-06/6-328, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98 специалисты финансового ведомства высказывают мнение, отличное от представленного ранее: "поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ".

То есть освобождению от обложения НДФЛ подлежит компенсация расходов в связи с использованием личного имущества работника в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом финансисты напомнили, что "должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов" (письма Минфина России от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47).

Страховые взносы на обязательное социальное страхование

Согласно ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) базой для начисления страховых взносов является сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ.

Это значит, что на все выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений, за исключением тех, что входят в перечень не облагаемых (ст. 9 Закона N 212-ФЗ), необходимо начислять взносы.

Не подлежат обложению взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).

Таким образом, установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование.

Сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, п. 2 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Кроме того, в письме от 12.03.2010 N 550-19 Минздравсоцразвития России разъясняет, что сумма компенсации за использование личного транспорта не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного транспорта связано с исполнением трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели).

Страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ).

Перечень таких компенсационных выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами от НС и ПЗ, полностью соответствует перечню компенсационных выплат, не облагаемых страховыми взносами в соответствии со ст. 9 Закона N 212-ФЗ.

Таким образом, сумма компенсации за использование личного транспорта также не облагается страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Рекомендуем ознакомиться с Энциклопедией хозяйственных ситуаций. ГАРАНТ «Компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях» (подготовлено экспертами компании "Гарант").

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Анисимова Валентина

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ http://www.garant.ru